Salida anticipada, no-show y cancelaciones con cargo
Lo que se queda el hotel, decidido en el momento y contado en su sitio.
Un huésped que se va dos noches antes, una reserva que no se presenta, una cancelación fuera de plazo. En los tres casos el hotel suele quedarse una parte de lo cobrado. Ahora lo decides en el mismo paso: al hacer el check-out, al marcar el no-show o al cancelar, el PMS te propone el importe y tú lo confirmas o lo cambias. Y ese dinero entra en los informes de producción donde le corresponde.
Salida anticipada
Cuando haces el check-out de un huésped antes de su fecha de salida, se abre la salida anticipada. La estancia se acorta a las noches que ha disfrutado y ves el antes y el después: fechas, noches y alojamiento. Las noches que se quitan quedan libres en el planning y vuelven a la venta en los canales.
Después eliges qué pasa con lo cobrado de esas noches: quedártelo, quedarte otro importe (como mucho, lo que valían las noches que se quitan) o devolverlo. El botón dice exactamente lo que va a hacer, por ejemplo «Acortar, hacer check-out y quedarse 260,00 €».
Si la estancia no se puede acortar, por ejemplo porque ya está en una factura emitida, te dice el motivo y puedes hacer el check-out sin acortar. En un grupo, el check-out de grupo acorta a hoy cada habitación que sale antes de tiempo.
Extras que duran más que la estancia
Si la reserva lleva extras que siguen después de la salida, como el parking de cada noche, eliges qué hacer con cada uno: dejarlo como está, recortarlo a la estancia o quitarlo. Si no tocas nada, se quedan como estaban. Un extra ya facturado no se cambia desde aquí.
No-show y cancelaciones con cargo
Al cancelar una reserva o marcarla como no-show, el mismo paso te pide el importe que se queda el hotel. Te propone lo cobrado, hasta el total de la estancia; con una tarifa no reembolsable, el total. También puedes quedarte otro importe o no quedarte nada.
Debajo ves lo que queda por devolver y cómo contará en los informes, y el botón lo resume: «Marcar no-show · 180,00 €» o «Cancelar y quedarse 180,00 €». En un grupo, la propuesta va por habitación, sin contar dos veces el mismo pago.
En la cuenta de la reserva
En la cuenta, una banda te dice cuánto se queda el hotel de lo cobrado y qué es: no-show, tarifa no reembolsable cancelada o salida anticipada. Desde ella cambias el importe cuando quieras.
Cancelar o acortar no devuelve el dinero por sí solo. Si queda algo por devolver, la banda te lo ofrece: si hay un único pago por TPV de ese mismo importe, se devuelve entero a la tarjeta; si no, registras la devolución con el cobro ya relleno en negativo.
En los informes de producción
Los informes de producción suman cuatro columnas: No-show, Ingresos habitación, Otros ingresos hab. y Total ingresos. Siguen el criterio USALI:
El no-show cuenta como ingreso de habitaciones en las fechas de su estancia y entra en el ADR y el RevPAR, sin sumar noches vendidas ni ocupación.
Las cancelaciones con cargo, las no reembolsables canceladas y las salidas anticipadas van a otros ingresos de habitación, fuera del ADR y del RevPAR.
Pasa el ratón por el título de cada columna y ves qué suma. La producción de la portada también cuenta los no-show.
Canceladas por revisar
Si en el periodo del informe hay reservas canceladas o no-show con cobros y sin importe decidido, un aviso arriba te dice cuántas son. Pulsa Revisar y las ves en una lista, cada una con lo cobrado y una propuesta. Cambia lo que haga falta, marca las que quieras y guárdalas de una vez: el informe se actualiza al momento.
Dónde está
Salida anticipada: al hacer el check-out de una reserva que sale antes de su fecha, desde la ficha o desde el planning, y en el Check-in / Check-out de grupo. Hace falta el permiso para editar y mover reservas; sin él, el check-out es el de siempre.
No-show y cancelación: al cambiar el estado de la reserva.
Importe y devolución: en la cuenta de la reserva.
Columnas: en Informes, en Producción por mes, por tipología y por agencia, y en Producción diaria por tipología y por unidad. La pestaña general Producción no las tiene.
Revisión de canceladas con cobro: en esas vistas y también en la pestaña Producción.